We nemen de privacy van onze leden en de personen waar we mee in contact komen ernstig. Daarom hebben we, in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, een privacyverklaring opgesteld...

Privacyverklaring Speleo Kempen VZW

1. Algemeen

Als Speleo Kempen VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Speleo Kempen VZW
Stwg. op Oosthoven 269
2300 Turnhout

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Speleo Kempen VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Om je lidmaatschap van Speleo Kempen VZW en het Verbond van Vlaamse Speleologen (VVS) te registeren en deel te kunnen nemen aan de activiteiten van Speleo Kempen VZW (uitvoering overeenkomst).
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang).
  • Om de leden van Speleo Kempen VZW met elkaar in contact te brengen (met toestemming betrokkene).
  • Het bekomen van subsidiëring / erkenning door de stad Turnhout (wettelijke verplichting).
  • Het organiseren van initiaties speleologie (gerechtvaardigd beland) en het afsluiten van de verplichte speleoverzekering voor de deelnemers aan de initiaties (contractuele verplichting).
  • Het organiseren van activiteiten waaraan leden van Speleo Kempen VZW en derden aan kunnen deelnemen (gerechtvaardigd belang).
  • Het besturen van Speleo Kempen VZW (wettelijke verplichting)
  • Het beantwoorden van de vragen die je via een contactformulier op onze website of ons e-mailadres gesteld hebt (toestemming / gerechtvaardigd belang)

3. Welke gegevens verwerken we?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Afsluiten lidmaatschap van Speleo Kempen VZW en het Verbond van Vlaamse Speleologen (VVS):
  • Naam, adres en provincie (identificatie)
  • Geboortedatum (identificatie / bepalen lidgeld)
  • Nationaliteit, geslacht (doorgifte aan VVS)
  • E-mail adres, Telefoon / GSM-nummer (contactgegevens)
  • Lidmaatschap (type en historiek), medisch attest (voor leden +75 jaar)
  • Grotduiker (nee / ja - niveau) (voor controle op grotduikreglement VVS)
  • Functies (statuut van het lid binnen de VZW, doorgifte bestuurdersfuncties aan VVS)
  • Brevetten (kwalificatie van onze leden & doorgifte aan VVS)
Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen, e.d.:
  • Naam
  • Adres
  • E-mailadres
Het in contact brengen van de leden van Speleo Kempen VZW met elkaar:
  • Naam
  • Adres
  • E-mail adres, Telefoon / GSM-nummer

Deze gegevens worden enkel maar verdeeld onder de leden van Speleo Kempen VZW indien het lid hiervoor expliciete toestemming heeft gegeven. Deze gegevens worden verspreid via de beveiligde ledensectie van onze website.

Het bekomen van subsidies / erkenning door de overheid:
  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum
  • Brevetten
Het organiseren van initiaties speleologie:
  • Van de aanvrager / contactpersoon:
    • Naam
    • E-mailadres
    • Telefoon / GSM-nummer
  • Van de deelnemers aan de initiatie: (voor afsluiten van een speleo-gastverzekering)
    • Naam
    • Adres
    • Geboortedatum
Het organiseren van activiteiten voor leden van Speleo Kempen VZW en derden:
  • Naam (identificatie)
  • E-mail adres, Telefoonnummer (communicatie)
  • Geboortedatum / leeftijd (bepalen deelnameprijs / doorgifte aan medewerkers/externe partijen indien nodig)
  • Geboorteplaats (indien opgevraagd door bv. uitbater verblijfplaats)
  • Betalingsgegevens (afrekening kosten activiteit)
  • Allergieën (gezondheid deelnemers)
  • Wensen maaltijden (Bv. vegetarische maaltijden)
Het besturen van Speleo Kempen VZW (samenstelling Raad van Bestuur):
  • Naam (identificatie)
  • Adres (identificatie)
  • Rijksregisternummer (identificatie)
Beantwoorden van vragen gesteld via contactformulier website / e-mailadres :
  • Naam (identificatie)
  • E-mailadres (beantwoorden vragen)
  • Door jouw doorgegeven gegevens (je bepaalt zelf welke extra gegevens je aan ons doorgeeft)

4. Verstrekking gegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het afsluiten van een speleoverzekering voor onze leden door het lid aan te sluiten bij het Verbond van Vlaamse Speleologen. De privacyverklaring van het Verbond van Vlaamse Speleologen is op deze gegevens eveneens van toepassing.
  • Het afsluiten van een speleo-gastverzekering door deelnemers aan een initiatie speleologie via het Verbond van Vlaamse Speleologen. De privacyverklaring van het Verbond van Vlaamse Speleologen is op deze gegevens eveneens van toepassing.
  • De hosting van onze website en mailbox door onze hosting provider, PC Extreme B.V..
  • Het aanvragen van subsidies / erkenning van Speleo Kempen VZW als sportclub door de sportraad van de stad Turnhout.
  • Medewerkers aan en externe partijen benodigd voor de organisatie van onze activiteiten. Enkel de gegevens die onze medewerkers nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken worden verdeeld. Een externe partijen worden enkel die gegevens doorgegeven die zij opvragen om hun contract met ons te kunnen uitvoeren.
  • Facebook om onze club bekend te maken.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen contract of verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

6.Gebruik van audiovisueel materieel

Door de leden gemaakt audiovisueel materiaal blijft eigendom van de leden. Door het materiaal ter beschikking te stellen van Speleo Kempen VZW verklaren de auteurs zich akkoord dat Speleo Kempen VZW al deze beelden vrij en gratis mag gebruiken voor promotie van Speleo Kempen VZW, voor publicatie op de website of verwante media van/aan Speleo Kempen VZW (zoals bv. onze Facebook pagina). Indien gewenst wordt de naam van de auteur vermeld bij deze publicatie.

Door het inzenden van hun materiaal bevestigen de auteurs dat ze alle rechten voor de gebruikte beelden, portretten en muziek verworven hebben. Zij vrijwaren Speleo Kempen VZW voor alle mogelijke inbreuken op de wetgeving daaromtrent.

7. Bewaartermijn

Speleo Kempen VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd, opgedeeld per verwerkingsactiviteit:

Ledenadministratie:
  • Naam, adres, e-mail, Telefoon / GSM-nummer (identificatie & contactgegevens): min. 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap. Nadien tot vraag om schrapping van/door oud-leden, met een max. van 50 jaar (voor het contacteren van leden n.a.v. evenement met oud-leden o.d.).
  • Andere leden gegevens: max. 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap (opbouw ledenhistoriek en rapportering door het Verbond van Vlaamse Speleologen).
Organisatie van initiaties speleologie:
  • Contactgegevens aanvrager (naam, e-mail, telefoon / GSM-nummer): 1 jaar na de het jaar van de aanvraag van de initiatie.
  • Gegevens deelnemers:
    • Door het secretariaat van Speleo Kempen VZW: 7 jaar na het jaar van de initiatie (aanvraagformulier gastverzekering is boekhoudkundig bewijsstuk).
    • Door de tochtleider: tot na de initiatie (aanvraagformulier is bewijsstuk gastverzekering in geval van controle op de locatie van de initiatie).
Organisatie van activiteiten:
  • Betalingsgegevens: 7 jaar na het jaar van de activiteit (boekhouding).
  • Andere gegevens: tot na de activiteit.
Raad van Bestuur:
  • 7 jaar
Mails vanuit contactformulier / naar :
  • Zolang als de vraag/e-mail relevant is en/of niet afgehandeld is.
Audiovisueel materieel:
  • Zolang als relevant in de publicatie(s), met een maximum van 25 jaar.

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Speleo Kempen VZW van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kan je ons hiervoor contacteren.

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

10. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.privacycommission.be/nl

11. Wijziging privacyverklaring

Speleo Kempen VZW kan de privacyverklaring steeds wijzigen.

De laatste wijziging gebeurde op 15 mei 2018. 

Historiek wijzigingen
Versie Wijzigingen
15/05/2018 Initiële versie